Datenschutz bei der Gründung: Was müssen Gründer beachten?

Die DSGVO gilt ab der ersten Website und dem ersten Kunden, auch für Solo-Gründer und Nebenberufliche. Sie müssen zum Start nicht alles perfekt haben, aber einige Bausteine sollten stehen, bevor die ersten Daten fließen: eine passende Datenschutzerklärung, ein Überblick über Ihre Daten und Tools, Verträge mit Dienstleistern, ein Grundschutz und ein Plan für Anfragen und Pannen. Wer das beim Start einrichtet, spart später viel Aufwand.

Sobald Sie im geschäftlichen Zusammenhang personenbezogene Daten verarbeiten. Das ist nicht erst mit dem ersten Umsatz der Fall, sondern schon mit einer Website mit Kontaktformular, einer Kundenliste oder einem Newsletter. Es spielt keine Rolle, ob Sie hauptberuflich, nebenberuflich oder als Freiberufler starten.

Warum Datenschutz am Anfang einfacher und günstiger ist

• Sie haben keine Altlasten und müssen nichts umbauen.
• Sie können Tools und Dienstleister von Anfang an bewusst auswählen.
• Verträge und Einwilligungen lassen sich gleich richtig aufsetzen.
• Kunden, Partner und Banken fragen früh danach. Mehr dazu unter Großkunde verlangt Datenschutznachweis.

1. Website und Datenschutzerklärung
   Ihre Seite ist das Schaufenster, und Mängel sind von außen sichtbar. Mehr dazu unter Website DSGVO-konform.
2. Überblick über Ihre Daten
   Welche Daten verarbeiten Sie, wofür und wo liegen sie? Das ist die Basis für alles andere.
3. Tools und Dienstleister
   Buchhaltung, E-Mail, Cloud, Newsletter oder KI: Jedes Tool bringt Datenschutzfragen und oft einen Vertrag mit. Mehr dazu unter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
4. Einwilligungen
   Für Newsletter, Fotos und Bewerbungen gelten eigene Regeln. Mehr dazu unter Fotos und DSGVO.
5. Sicherheit im Alltag
   Passwörter, Backups, Geräte und Zugriffe entscheiden mit darüber, ob es zu einer Datenpanne kommt. Mehr dazu unter Was ist eine Datenpanne?
6. Kommunikation mit Kunden
   E-Mail, Messenger und KI-Tools haben jeweils ihre Tücken. Mehr dazu unter WhatsApp mit Kunden nutzen? und ChatGPT und KI im Unternehmen.
7. Mitarbeiter, Freelancer und Aushilfen
   Sobald jemand mitarbeitet, brauchen Sie klare Regeln. Mehr dazu unter Mitarbeiterdaten und DSGVO und Bewerbungen und DSGVO.
8. Anfragen, Pannen und Nachweise
   Wer vorbereitet ist, bleibt im Ernstfall ruhig. Mehr dazu unterAuskunftsanfrage erhalten: Was tun?.

• Texte und Vorlagen aus dem Netz werden einfach kopiert, ohne dass sie zum eigenen Betrieb passen.
• Alles wird auf später verschoben, bis eine Anfrage oder ein Kunde das Thema auf den Tisch bringt.
• Gratis-Tools kommen ohne Prüfung zum Einsatz.
• Privates und Geschäftliches laufen über dasselbe Handy, dieselbe E-Mail oder dasselbe Konto.
• Kundendaten liegen verstreut in Messengern, Tabellen und Postfächern.
• Adressen für den Newsletter werden ohne Einwilligung gesammelt oder gekauft.
• Freie Mitarbeiter und Partner bekommen Zugang, ohne dass etwas geregelt ist.

Ja, denn Mängel sind oft schon vom ersten Tag an sichtbar, besonders auf der Website. Es drohen Abmahnungen, Beschwerden bei der Aufsichtsbehörde und Bußgelder. Dazu kommen Auftraggeber, Partner und Banken, die einen Nachweis erwarten. In Deutschland ist die jeweilige Landesbehörde zuständig, in Österreich die Datenschutzbehörde.