Darf ich ChatGPT und andere KI-Tools in kleinen Unternehmen einsetzen?
Ja, aber nicht unbedacht. Sobald Kundendaten, Mitarbeiterdaten oder Betriebsgeheimnisse in ein KI-Tool gelangen, gilt die DSGVO, und Sie sind als Unternehmer dafür verantwortlich. Dazu kommt das AI Act. Es verlangt von Unternehmen, die KI einsetzen, Maßnahmen, damit ihre Mitarbeitenden KI kompetent nutzen können. Das gilt auch für kleine Betriebe.
Was gilt rechtlich?
Beim Einsatz von KI im Betrieb greifen mehrere Regelwerke gleichzeitig:
- Die DSGVO, sobald personenbezogene Daten in ein KI-Tool eingegeben werden, zum Beispiel Namen, Mails, Fotos, Gesprächsprotokolle oder Bewerbungen.
- Die KI-Verordnung (EU AI Act). Ihr Artikel 4 gilt seit Februar 2025 und betrifft die KI-Kompetenz der Personen, die mit KI arbeiten.
- Vertraulichkeit und Urheberrecht, etwa bei Kundengeheimnissen, Verträgen oder fremden Texten und Bildern.
Wo es im Alltag kritisch wird
- Eine Kundenmail wird in ChatGPT zusammengefasst, samt Namen, Adresse und Anliegen.
- Bewerbungen werden von einer KI vorsortiert.
- Telefonate oder Besprechungen werden automatisch transkribiert.
- Mitarbeiter nutzen ein privates Gratis-Konto für berufliche Aufgaben.
- Texte und Bilder aus KI-Tools werden ungeprüft veröffentlicht.
Diese Fragen sollten Sie beantworten können
- Welches Tool und welcher Tarif wird im Betrieb genutzt?
- Welche Rechtsgrundlage gibt es vom Anbieter?
- Welche Daten dürfen in ein KI-Tool und welche nicht?
- Wer im Betrieb darf was?
- Was passiert mit den Eingaben beim Anbieter?
- Wie weisen Sie nach, dass Sie das geregelt haben?
Wenn Sie hier ins Stocken kommen, haben Sie Handlungsbedarf. Die Antworten fallen für jeden Betrieb anders aus.
Was droht ohne klare Regeln?
Gelangen Kundendaten ohne Rechtsgrundlage in ein KI-Tool, kann das ein DSGVO-Verstoß sein, bis hin zur Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, zu Bußgeldern und zu Schadensersatz. Gelangen vertrauliche Informationen nach außen, kann auch Ihr Vertrauensverhältnis zu Kunden leiden. In Deutschland ist die jeweilige Landesbehörde zuständig, in Österreich die Datenschutzbehörde.
Häufige Fragen
Darf ich ChatGPT im Unternehmen nutzen?
Ja, aber nicht unbedacht. Entscheidend ist, welche Daten Sie eingeben und unter welchen Bedingungen das Tool läuft.
Darf ich Kundendaten in ChatGPT oder andere KI-Tools eingeben?
Nur, wenn die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Ohne Prüfung sollten Sie es lassen.
Brauche ich einen Vertrag mit dem KI-Anbieter?
Je nach Nutzung ja, in der Regel eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Das hängt vom Tool und vom Tarif ab.
Muss ich meine Mitarbeitenden zu KI schulen?
Die KI-Verordnung verlangt Maßnahmen zur KI-Kompetenz. Ein Zertifikat ist dafür nicht vorgeschrieben.
Dürfen Mitarbeiter ihre privaten KI-Konten für die Arbeit nutzen?
Das sollten Sie ausdrücklich regeln. Ohne Regel entsteht ein Kontrollverlust über Ihre Daten.
Darf ich mit KI erstellte Texte und Bilder veröffentlichen?
Grundsätzlich ja, aber prüfen Sie Inhalte und Rechte. In manchen Fällen müssen Sie die KI-Nutzung kennzeichnen.
Gilt das auch für Einzelunternehmer?
Ja. Die DSGVO gilt unabhängig von der Betriebsgröße, in Deutschland und in Österreich.
Ihr nächster Schritt
Sie müssen auf KI nicht verzichten, aber Sie sollten klare Regeln haben. Mit unserem DSGVO Erste Hilfe Koffer dokumentieren wir alle Ihre Prozesse und schauen, wie Sie wo KI konform einsetzen können.
Schreiben Sie uns und wir setzen gemeinsam Ihren Betrieb für Grosskunden auf.
Telefon: +49 (0) 8252 9090288
backoffice@dsgvo-erste-hilfe.de
CORIDAS GmbH
Dreiweiherweg 1A
86529 Schrobenhausen
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