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Datenschutz für Handwerker: Was muss ein Handwerksbetrieb beachten?

Nein, nicht einfach so. Die Standardeinstellung von WhatsApp überträgt Telefonbuchdaten an Meta, auch die Nummern Ihrer Kunden, die dem nie zugestimmt haben. Für diese Weitergabe sind Sie als Unternehmer datenschutzrechtlich selbst verantwortlich. Wer WhatsApp im Betrieb nutzen will, muss deshalb vorher klären, wie das ohne diesen Datenabfluss geht.

Was ist das Problem bei WhatsApp?

WhatsApp gleicht beim Einrichten und im laufenden Betrieb die Kontakte im Telefonbuch mit dem eigenen Dienst ab. Dabei werden die Telefonnummern aller gespeicherten Kontakte von WhatsApp an den Meta-Konzern weitergegeben – ohne Einwilligung der Person. Das betrifft auch Personen, die gar kein WhatsApp nutzen. Diese Menschen wissen davon nichts und haben nicht eingewilligt.

Warum ist das Ihr Problem?

Sobald Sie Kundennummern im Telefonbuch eines Geräts speichern, auf dem WhatsApp läuft, geben Sie personenbezogene Daten Ihrer Kunden weiter. Nach der DSGVO sind Sie dafür verantwortlich, nicht WhatsApp. Sie brauchen dafür eine Rechtsgrundlage und müssen Ihre Kunden informieren. Beides fehlt in den meisten Betrieben.

Löst die Business-App das Problem?

Nicht automatisch. Auch die Business-Variante löst das Kontaktabgleich-Problem nicht von selbst. Welche Variante und welche Einstellungen für Ihren Betrieb in Frage kommen, hängt davon ab, wie Sie arbeiten.

Weitere Stolperfallen im Betriebsalltag

Mitarbeiter nutzen private Handys für Kundenkommunikation, ohne dass das geregelt ist.
Fotos von Kunden, Baustellen oder Unterlagen wandern ungeprüft durch Chats und Gruppen.
Werbung und Rundnachrichten per WhatsApp brauchen eine ausdrückliche Einwilligung.
Die Datenschutzerklärung erwähnt WhatsApp nicht, obwohl Kunden darüber kontaktiert werden.
Alte Chats liegen unbegrenzt auf Geräten und in Backups.

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Häufige Fragen

Darf ich WhatsApp im Geschäft nutzen?

Nicht ohne Vorbereitung. Die Standardnutzung überträgt Telefonbuchdaten an Meta, ohne dass Ihre Kunden eingewilligt haben.

Welche Daten übermittelt WhatsApp an Meta?

Unter anderem die Telefonnummern aus dem Adressbuch Ihres Geräts. Dazu kommen Metadaten zur Nutzung.

Reicht es, wenn der Kunde mir zuerst schreibt?

Das ändert die Lage, löst das Problem aber nicht vollständig. Entscheidend ist, wie Ihr Gerät und Ihr Adressbuch eingerichtet sind und wie Sie es nachweisen können.

Wer ist für die Datenweitergabe verantwortlich, ich oder WhatsApp?

Für Ihre Kundendaten sind Sie verantwortlich.

Gilt das auch für Selbstständige und Einzelunternehmer?

Ja. Die DSGVO gilt unabhängig von der Unternehmensgröße, in Deutschland und in Österreich.

Was kann passieren, wenn ich WhatsApp trotzdem so nutze?

Kunden können sich bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Es drohen Auflagen, Bußgelder und Schadensersatzforderungen.

Ihr nächster Schritt

Sie müssen nicht auf WhatsApp verzichten, aber Sie sollten wissen, was Sie tun. Im DSGVO Erste Hilfe Koffer klären wir gemeinsam, wie Sie Messenger und andere Alltagswerkzeuge in Ihrem Betrieb sauber regeln.