Brauche ich Datenschutz in kleinen Unternehmen?

Kundenakquise, Tagesgeschäft, Buchhaltung, Versicherungen, Marketing, Backoffice, Personalwesen, … die Liste an Aufgaben, die kleinere Unternehmen oft mit wenigen Leuten jonglieren, ist scheinbar endlos. Ein Thema, das in diesem hektischen Arbeitsumfeld schnell auf der Prioritätenliste nach unten rutscht, ist der Datenschutz. Gerade bei kleinen Unternehmen hält sich ein Mythos besonders hartnäckig: „Ich stehe doch gar nicht im Fokus der Aufsichtsbehörde, da muss ich nicht so aufpassen wie die Großen.“ Ein fataler Irrglaube, der im Zweifelsfall richtig teuer werden kann!

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) betrifft nämlich nicht nur große Konzerne, sondern gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, die personenbezogene Daten verarbeiten. Dazu gehören kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), Start-Ups, Freiberufler und Selbstständige, aber auch Vereine und Organisationen. Es gibt hier tatsächlich keine Ausnahmen.

Wir zeigen Ihnen heute im Detail, wieso auch Datenschutz in kleinen Unternehmen und Einzelunternehmer ernstgenommen werden sollten und wie Sie das Risiko teurer Bußgelder verringern.

Bereits in einem früheren Blogbeitrag haben wir auf die alarmierende Zunahme von Datenschutzbeschwerden hingewiesen. Diese Beschwerden sind nicht mehr nur ein Problem für große Unternehmen: Auch immer mehr kleine Betriebe sind davon betroffen. Die Datenschutzbehörden nehmen die Einhaltung der Datenschutzvorschriften sehr ernst und die Strafen für Verstöße sind alles andere als geringfügig. Sie haben in der Vergangenheit jedoch auch klargestellt, dass kleine Unternehmen, die sich aktiv mit dem Thema Datenschutz befassen und die Mindestanforderungen erfüllen, eher eine Verwarnung als eine Geldstrafe erhalten. Für diejenigen, die untätig bleiben, könnten die finanziellen Folgen hingegen verheerend sein. Auch hierzu haben wir bereits einen Artikel für Sie verfasst, in dem wir uns die drohenden Bußgelder nochmal genauer anschauen.

Hinzu kommt der große Faktor X: Die Unsicherheit. Schließlich weiß niemand genau, wann eine Beschwerde wegen Datenschutzverletzungen im Unternehmen eingehen wird. Die unangenehme Post könnte theoretisch jeden Tag hereinflattern – und wenn es soweit ist, ist es oft bereits zu spät, um rückwirkend die notwendigen Unterschriften von Mitarbeitern oder Verträge mit externen Dienstleistern zu bekommen.

Allein diese Punkte zeigen also schon: Es wird jeden Tag wichtiger, sich im Bereich des Datenschutzes abzusichern – auch als kleineres Unternehmen. Daher ist es entscheidend, die Mindestanforderungen im Datenschutz zu verstehen und umzusetzen. 

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Was sind denn nun diese Mindestanforderungen, die erfüllt werden müssen, um den Datenschutz in kleinen Unternehmen zu gewährleisten? Wir geben Ihnen hier einen Einblick, was alles unter diesen Begriff fällt und welche Anforderungen essenziell sind, um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicherzustellen und die damit verbundenen Risiken zu minimieren. Dies ersetzt keinesfalls eine persönliche Beratung – jedoch bekommen Sie so zumindest einen guten ersten Eindruck.

Folgende technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) sollten Sie jederzeit auf dem Schirm haben:

• Verarbeitungsverzeichnis: Erstellen Sie ein Verzeichnis aller Datenverarbeitungsvorgänge in Ihrem Unternehmen. Dieses Verzeichnis sollte Angaben zu den verarbeiteten Datenkategorien, den Zwecken der Verarbeitung, den beteiligten Personen und den Speicherfristen enthalten.
  
• Informationspflichten: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Kunden, Mitarbeiter und andere Betroffene über die Verarbeitung ihrer Daten transparent informieren. Dies beinhaltet auch korrekte und verständliche Datenschutzerklärungen und Einwilligungserklärungen, z.B. auf Ihrer Website.
  
• Datenschutzmaßnahmen: Implementieren Sie angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Dazu gehören Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter und Notfallpläne. Wie Sie sorgsam mit personenbezogenen Daten umgehen, haben wir Ihnen in einem eigenen Beitrag zusammengestellt.
  
• Meldung von Datenschutzverletzungen: Wenn es zu einer Datenschutzverletzung kommt, müssen Sie dies innerhalb von 72 Stunden an die zuständige Datenschutzbehörde melden und die betroffenen Personen informieren.
  
• Auftragsverarbeitungsverträge: Schließen Sie schriftliche Verträge mit externen Dienstleistern ab, die personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten. Diese Verträge regeln die datenschutzkonforme Verarbeitung und den Schutz der Daten.
  
• Datenschutzschulungen: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für das Thema Datenschutz. Schulungen und Weiterbildungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle im Unternehmen die Datenschutzbestimmungen verstehen und einhalten.
  
• Daten-Minimalismus: Erheben Sie nur die Daten, die Sie unbedingt für den jeweiligen Zweck benötigen und löschen Sie sie, sobald dieser Zweck wieder entfällt.
  
• Mitarbeiter-Vereinbarungen: Wenn Sie Mitarbeiter einstellen, müssen auch diese zu Beginn ihrer Tätigkeit verschiedene Vereinbarungen unterzeichnen. Dazu gehören diverse Informationspflichten, die Regelung der privaten Nutzung von E-Mail und Internet, eine Verpflichtung zum Datenschutz oder auch der Umgang mit Bildrechten bei Ihnen im Unternehmen.

Die Einhaltung dieser Mindestanforderungen ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Maßnahme zur Risikominimierung und zum Schutz des Unternehmens. Verstöße gegen die DSGVO können zu erheblichen finanziellen Strafen führen und das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner erschüttern. Doch nicht nur externe Bedrohungen sollten Unternehmen Sorgen bereiten. Gerade kleine Betriebe vernachlässigen oftmals die Sicherheit ihrer eigenen Daten und laufen so Gefahr, finanziell einen erheblichen Schaden zu nehmen. Der Schutz der unternehmensinternen Daten sollte daher ebenfalls auf der Agenda kleiner Unternehmen stehen. Wie so ein Datensicherungskonzept aussehen kann, lesen Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag zu diesem Thema.

Wenn Sie Fragen zur Umsetzung dieser Anforderungen haben oder Unterstützung benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind hier, um Ihnen bei der Sicherstellung eines effektiven Datenschutzmanagements in Ihrem Unternehmen zu helfen.

„Aber wir haben doch jemanden in der IT, der hat das schon alles im Blick.“ Wir können gar nicht mehr zählen, wie oft wir diese Aussage schon gehört haben. Doch leider ist Datenschutz nichts, was „mal so eben nebenbei“ passiert. Zudem ist der Fokus der IT oft anders ausgerichtet ist als der von Datenschützern. Es ist bedauerlicherweise eine weitverbreitete Praxis, dass viele IT-Experten erst dann Maßnahmen zur Stärkung des Datenschutzes ergreifen, wenn sie von behördlichen Anforderungen oder Datenschutzverletzungen gezwungen werden. Diese reaktive Herangehensweise kann jedoch zu schwerwiegenden Konsequenzen führen. Denn die Schwachpunkte im Datenschutz sind oft unsichtbar, bis es zu spät ist.

Es ist von entscheidender Bedeutung zu verstehen, dass Datenschutz nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung ist, sondern auch ein integraler Bestandteil der IT-Sicherheit. Das Warten auf externe Anforderungen oder Datenschutzverletzungen kann das Unternehmen unnötigen Risiken aussetzen. Aktives Monitoring, regelmäßige Audits und die Implementierung bewährter Datenschutzpraktiken sollten daher zur Standardpraxis gehören. Denn eine proaktive Herangehensweise an den Datenschutz ist wie eine Versicherungspolice für Ihr Unternehmen – sie schützt vor unvorhergesehenen und kostspieligen Folgen.

Das bedeutet keinesfalls, dass Ihre IT diesem Thema nicht gewachsen ist! Jedoch können Datenschutzschulungen und externe Unterstützung Ihr IT-Personal dabei begleiten, die Schwachpunkte im Datenschutz aktiv zu erkennen und zu beheben. Wir sind darauf spezialisiert, Unternehmen dabei zu helfen, den Datenschutz zu einem integralen Bestandteil ihrer Geschäftstätigkeit zu machen, um so nicht nur die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch die Sicherheit und das Vertrauen Ihrer Kunden zu stärken. Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf, um mehr über unsere Datenschutzlösungen zu erfahren und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen stets auf dem neuesten Stand in Sachen Datenschutz ist.

Sie sehen: Datenschutz ist ein Thema, dem auch kleine Unternehmen nicht länger ausweichen können. Die steigenden Beschwerdezahlen und die zunehmende Aufmerksamkeit der Aufsichtsbehörden machen deutlich, dass Datenschutz eine unverzichtbare Verantwortung ist. Es schützt nicht nur vor Bußgeldern, sondern auch vor Datenverlusten und Reputationsschäden. Sehen Sie es doch einfach mal wie eine präventive Grippeschutzimpfung: Es ist besser, sich im Vorfeld zu schützen, als auf teure und schmerzhafte Folgen zu warten.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie die Mindestanforderungen im Datenschutz erfüllen können oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns noch heute und schützen Sie Ihr Unternehmen vor den Risiken der unzureichenden Datenschutzpraktiken. Handeln Sie jetzt, bevor es zu spät ist.

Sie haben Fragen zu diesem Thema oder wollen Ihr Unternehmen generell DSGVO-fit machen? Nehmen Sie einfach hier Kontakt mit uns auf!