Die digitale Zeiterfassung – Fluch oder Segen?

Die DSGVO gibt klare Rahmenbedingungen vor, die bei der digitalen Zeiterfassung unbedingt eingehalten werden müssen. Grundlage ist immer der Zweck: Arbeitszeiten dürfen ausschließlich zur Kontrolle gesetzlicher Arbeitszeitvorgaben genutzt werden. Aus den Daten dürfen jedoch niemals persönliche Verhaltensprofile entstehen – eine Rundumüberwachung ist streng verboten.

Ebenso wichtig ist der Grundsatz der Datenminimierung. Das bedeutet, dass nur die Daten erfasst werden dürfen, die für die Dokumentation wirklich notwendig sind. Darüber hinaus sind transparente Informationen für die Mitarbeitenden Pflicht: Sie müssen nachvollziehen können, welche Daten erhoben werden, wie lange sie gespeichert werden und wer Einsicht in die Auswertungen erhält.

Auch Löschfristen sind zu berücksichtigen. Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert bleiben, sondern müssen nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht werden. Unternehmen müssen außerdem ein Rollen- und Rechtemanagement einrichten, das sicherstellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten erhalten. Zusätzlich sind technische und organisatorische Maßnahmen erforderlich, die den Schutz der Daten gewährleisten, etwa Verschlüsselung oder gesicherte Server. Datenschutzkonforme Zeiterfassung bedeutet daher weit mehr, als nur ein Tool auszuwählen – sie ist ein ganzheitlicher Prozess, der sorgfältig geplant werden muss.

Mit der zunehmenden Bedeutung von Homeoffice stehen Arbeitgeber vor der Frage, wie Zeiterfassung außerhalb des Unternehmensstandorts sicher und rechtskonform umgesetzt werden kann. Viele Tools arbeiten cloudbasiert, was den Vorteil hat, dass Mitarbeitende von überall aus ihre Zeiten erfassen können. Gleichzeitig bringt die Cloud aber besondere Datenschutzanforderungen mit sich. Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Anbieter in der EU sitzt oder zumindest DSGVO-konforme Garantien bietet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist zwingend erforderlich, ebenso wie eine klare technische Trennung zwischen verschiedenen Nutzerkonten.

Wichtig ist außerdem, dass die Zeiterfassung nicht zu einer versteckten Überwachung führt. Auch im Homeoffice muss jederzeit klar sein, wann und wie Daten erfasst werden. Ein Knopfdruck zum Starten und Stoppen der Arbeitszeit ist unproblematisch – eine automatische Hintergrundüberwachung jedoch nicht. Transparenz und Freiwilligkeit sind die zentralen Kriterien. Wenn Daten über Cloud-Server laufen, muss der Arbeitgeber prüfen, welche weiteren Informationen möglicherweise übertragen werden und wie diese abgesichert sind. Datenschutz im Homeoffice ist kein Randthema mehr, sondern ein fester Bestandteil moderner Arbeitsprozesse.

Besonders kritisch aus Datenschutzsicht ist die Verbindung von Zeiterfassung und GPS-Tracking. Viele Unternehmen möchten nachvollziehen, wo sich Fahrzeuge oder Außendienstmitarbeitende befinden. Das Gesetz zieht hier jedoch eine klare Grenze: Arbeitszeiterfassung und Standortüberwachung sind zwei völlig unterschiedliche Dinge. Während Zeiterfassung notwendig und erlaubt ist, ist eine permanente Standortüberwachung unzulässig.

GPS-Tracking darf nur während der tatsächlichen Arbeitszeit stattfinden – niemals davor und niemals danach. Beschäftigte müssen die Möglichkeit haben, das Tracking auszuschalten, wenn sie ein Firmenfahrzeug privat nutzen oder sich in der Pause befinden. Sobald der Standort in Echtzeit sichtbar ist, besteht ein erhebliches Risiko, dass unerlaubte Verhaltensprofile erstellt werden könnten. Deshalb ist selbst eine Einwilligung der Mitarbeitenden oft nicht ausreichend, da diese im Arbeitsverhältnis selten wirklich freiwillig ist.

Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn ein konkreter Verdacht auf eine Straftat oder grobe Pflichtverletzung besteht. In solchen Fällen kann ein kurzzeitiges Tracking erlaubt sein, jedoch ausschließlich für diesen eng definierten Zweck. Für den generellen Einsatz im Alltag gilt daher: GPS-Tracking sollte immer auf das absolut Notwendige beschränkt werden – und niemals zur permanenten Kontrolle genutzt werden.

Wenn ein Unternehmen einen Betriebsrat hat, ist dessen Einbindung zwingend erforderlich. Eine Zeiterfassung betrifft das Verhalten der Mitarbeitenden, deswegen darf eine Einführung nie ohne Zustimmung des Betriebsrats erfolgen. Gemeinsam sollten klare Regeln festgehalten werden, etwa in einer Betriebsvereinbarung, die festlegt, wie das System funktioniert, welche Daten erhoben werden und wie diese genutzt werden dürfen.

Darüber hinaus muss jedes Unternehmen umfassende Dokumentationspflichten erfüllen. Dazu gehören die technische Beschreibung des Tools, die Datenschutzinformationen für Mitarbeitende, die Löschkonzepte sowie die internen Verantwortlichkeiten. Gerade bei GPS-Tracking ist oft eine Datenschutzfolgenabschätzung notwendig, da hier besonders sensible Bereiche betroffen sind.

Transparenz ist der Schlüssel zu einer vertrauensvollen Einführung. Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeitenden frühzeitig informieren, Schulungen anbieten und offen darüber sprechen, wie die Daten verarbeitet werden. Wenn Beschäftigte verstehen, dass es nicht um Überwachung geht, sondern um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, erhöht das die Akzeptanz erheblich. Unternehmen schaffen damit nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch ein stabiles Fundament für moderne und faire Arbeitsbedingungen.

Digitale Zeiterfassung kann sowohl Fluch als auch Segen sein – je nachdem, wie sie umgesetzt wird. Ein unüberlegter Einsatz oder unpassende Tools können schnell zu Datenschutzproblemen führen und das Vertrauen der Mitarbeitenden gefährden. Gleichzeitig bietet eine rechtssichere Lösung viele Vorteile: Sie schafft Klarheit, unterstützt die Organisation von Arbeitsprozessen und hilft Unternehmen, gesetzliche Vorgaben zuverlässig zu erfüllen.

Wichtig ist, die richtige Balance zu finden. Moderne Zeiterfassungssysteme dürfen nicht zur Überwachung werden, sondern müssen auf Transparenz, Zweckbindung und Fairness beruhen. Arbeitgeber sollten ihre Teams einbeziehen, passende Anbieter sorgfältig auswählen und alle datenschutzrechtlichen Vorgaben konsequent einhalten. Gerade GPS-Tracking erfordert besondere Vorsicht und darf nur in eng begrenztem Rahmen eingesetzt werden.

Mit einer guten Vorbereitung, klaren internen Regeln und regelmäßigen Schulungen lässt sich digitale Zeiterfassung datenschutzkonform und effizient gestalten. So entsteht ein System, das nicht nur rechtlich einwandfrei funktioniert, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden stärkt. Datenschutz wird damit nicht zur Hürde, sondern zu einem wichtigen Bestandteil moderner Unternehmensführung.