Datenschutz? Beim Gang durch die Fußgängerzone wird mir schlecht

Besonders im Einzelhandel sieht man häufig ein weiteres Problem: offene, ungesicherte Kassensysteme. Aus Zeitgründen bleibt das Login oft dauerhaft aktiv, damit mehrere Mitarbeitende schnell darauf zugreifen können. Was praktisch erscheint, ist aus Datenschutzsicht jedoch ein erhebliches Risiko. Unbefugte Personen könnten in einem unbeobachteten Moment sensible Daten einsehen, manipulative Eingaben tätigen oder sogar Schadsoftware installieren.

Dabei ist die Lösung einfach und längst branchenüblich: personalisierte Zugänge mittels Karte, Chip oder Token. Sie ermöglichen schnellen Zugriff, ohne lange Passwörter eingeben zu müssen. Gleichzeitig wird nachvollziehbar, welcher Mitarbeitende welche Aktion durchgeführt hat – ein Vorteil sowohl für Sicherheit als auch für interne Abläufe. Zudem werden Betrugsversuche erschwert, da Transaktionen klar zugeordnet werden können.

Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden regelmäßig daran erinnern, Kassensysteme stets zu sperren, sobald sie den Platz verlassen. Kurze Zeitersparnis ist kein Argument für fehlende Sicherheit. Ein einziger Vorfall kann weitreichende rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Sensibilisierung, klare Anweisungen und moderne Zugangssysteme machen das Risiko minimal und stärken gleichzeitig das Vertrauen der Kunden.

Viele Menschen sind sich nicht bewusst, wie weit ihre Stimme im Alltag trägt. Ob das Fenster im Büro gekippt ist, Gespräche im Café geführt werden oder Telefonate in der Straßenbahn stattfinden – überall können fremde Personen mithören. Besonders kritisch wird es, wenn während dieser Gespräche personenbezogene oder gar sensible Daten erwähnt werden. Dann wird schnell aus einer alltäglichen Situation ein DSGVO-Verstoß, der vermeidbar gewesen wäre.

Unternehmen sollten deshalb klare Regeln zum Telefonieren festlegen. Gespräche mit Kunden, Klienten oder Patienten gehören in abgeschlossene Räume. Wenn dies nicht möglich ist, sollten Mitarbeitende zumindest darauf achten, keine sensiblen Details laut auszusprechen. Auch Headsets mit Geräuschunterdrückung können helfen, da sie automatisch leiseres Sprechen fördern und die Umgebung weniger einbeziehen.

Die Sensibilisierung ist hier der wichtigste Faktor. Viele Verstöße passieren, weil Mitarbeitende im Stress schlicht nicht daran denken, wo sie sich gerade befinden. Ein kurzer Hinweis im Teammeeting, klare Kommunikationsrichtlinien und das Bewusstsein, dass jedes Wort in falschen Ohren landen kann, verhindern solche Risiken wirksam. Datenschutz beginnt im Kopf – und gute Gewohnheiten machen einen großen Unterschied.

In Cafés, Zügen oder Wartebereichen zu arbeiten, gehört für viele zum modernen Berufsalltag. Doch gerade hier entstehen massive Datenschutzrisiken. Geräte werden oft so genutzt, dass Bildschirminhalte frei einsehbar sind. Dazu kommen unsichere WLAN-Netzwerke, die Angreifern ideale Möglichkeiten geben, Daten abzufangen.

Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden darin schulen, mobile Arbeit verantwortungsvoll zu gestalten. Sichtschutzfolien sind ein Muss, ebenso wie die Verpflichtung, ausschließlich über VPN-Verbindungen oder sichere Mobilfunknetze zu arbeiten. Öffentliche WLANs sind tabu, wenn Kundendaten oder interne Dokumente im Spiel sind. Zusätzlich sollten Geräte so konfiguriert sein, dass sie sich nach kurzer Inaktivität automatisch sperren – ein unbeaufsichtigter Laptop im Zugabteil ist sonst eine offene Einladung.

Mobile Arbeit bedeutet Freiheit, bringt aber auch Verantwortung. Wer unterwegs arbeitet, sollte sich seiner Umgebung bewusst sein und regelmäßig prüfen, ob fremde Blicke möglich sind. Mit wenig Aufwand lässt sich das Risiko minimieren, während die Flexibilität erhalten bleibt. Ein klarer Blick für die Situation schützt sowohl Unternehmen als auch Kundendaten.

Einer der klassischsten Datenschutzverstöße sind offen herumliegende Unterlagen. Lieferscheine auf dem Tresen, Kundenakten auf dem Schreibtisch oder Notizzettel mit sensiblen Informationen – all das ist in vielen Unternehmen Alltag. Besonders problematisch wird es, wenn Kunden oder Besucher direkten Zugang dazu haben. Ein kurzer Blick genügt, und schon wurden personenbezogene Daten unbefugt offengelegt.

Die Lösung beginnt mit Ordnung und klaren Routinen. Dokumente, die nicht unmittelbar benötigt werden, gehören in verschlossene Schränke oder in Sichtschutzboxen. Tresen und Besprechungsräume sollten grundsätzlich frei von personenbezogenen Unterlagen sein. Auch digitale Ausdrucke müssen sofort weggeräumt werden – viele Datenschutzverstöße entstehen einfach durch Nachlässigkeit.

Regelmäßige Schulungen helfen, ein Bewusstsein dafür zu schaffen, wie schnell Daten sichtbar werden können. Mitarbeitende sollten verstehen, warum solche Maßnahmen wichtig sind. Sobald klar ist, dass jeder offenliegende Zettel zu rechtlichen Problemen führen kann, steigt auch die Bereitschaft, Ordnung zur Gewohnheit zu machen.

Ein oft übersehener Bereich sind Firmenfahrzeuge, besonders im Handwerk. Auftragszettel, Rechnungen oder Kundendaten liegen häufig sichtbar auf dem Armaturenbrett oder Beifahrersitz. Jeder Passant kann diese Informationen lesen oder fotografieren – viele tun es aus Neugier, andere bewusst. Diese Form des Datenschutzverstoßes ist besonders heikel, weil sie unmittelbar im öffentlichen Raum stattfindet und damit schnell zur Beschwerde führen kann.

Handwerksbetriebe sollten klare Regeln zur Aufbewahrung von Dokumenten im Fahrzeug festlegen. Unterlagen gehören in abschließbare Fächer, Taschen oder mobile Dokumentenboxen. Außerdem sollten Mitarbeitende daran erinnert werden, niemals personenbezogene Daten offen liegen zu lassen – auch nicht während kurzer Stopps. Moderne Lösungen ermöglichen digitale Auftragsübermittlung, wodurch weniger Papier im Fahrzeug transportiert werden muss.

Wer erkennt, dass sein Fahrzeug Teil des Arbeitsalltags und damit auch Teil der Datenschutzverantwortung ist, reduziert das Risiko erheblich. Kleine Maßnahmen schaffen hier große Wirkung und schützen das Vertrauen der Kunden.

Der größte Fehler im Datenschutz ist zu glauben, dass Verstöße nur in technischen Bereichen entstehen. Tatsächlich passiert ein Großteil direkt im sichtbaren Alltag – auf Schreibtischen, auf Bildschirmen, in Fahrzeugen oder während Telefonaten. Unternehmen, die diese alltäglichen Risiken ernst nehmen und ihre Mitarbeitenden sensibilisieren, machen einen wichtigen Schritt in Richtung gelebter Datenschutzkultur.

Viele Verbesserungen lassen sich sofort und mit minimalem Aufwand umsetzen: Bildschirmposition anpassen, Unterlagen wegräumen, Kassensysteme sichern, unterwegs bewusst arbeiten oder Telefonate diskret führen. All diese Maßnahmen haben eines gemeinsam: Sie sind einfach, kosten wenig und erhöhen die Datensicherheit erheblich.

Wer regelmäßig mit offenen Augen durch sein Unternehmen geht, entdeckt schnell Potenzial zur Optimierung. Verantwortungsbewusster Umgang mit Daten ist kein Projekt, sondern eine Haltung. Und genau diese Haltung macht den Unterschied – sowohl für Kundenzufriedenheit als auch für rechtliche Sicherheit.