Warum die Auskunftspflicht jedes Unternehmen betrifft

Die DSGVO setzt eine klare Frist: 1 Monat hat ein Unternehmen, um auf eine Auskunftsanfrage zu reagieren. Eine Verlängerung ist nur in Ausnahmefällen möglich und muss sehr gut begründet werden. Praktisch bedeutet das, dass jede Anfrage höchste Priorität hat – selbst wenn sie mitten in die Urlaubszeit oder in die Feiertage fällt. Versäumt man diese Frist, gilt das oft als vorsätzliches Handeln und kann hohe Bußgelder nach sich ziehen. Besonders perfide: Viele Anfragen stammen von Personen, die mit dem Unternehmen im Streit liegen, beispielsweise ehemalige Mitarbeiter. 

Diese nutzen die Auskunftspflicht gezielt, um Druck aufzubauen. Unternehmen, die hier unvorbereitet sind, geraten schnell in Stresssituationen und laufen Gefahr, Fehler zu machen. Die Lösung liegt in klaren, vordefinierten Abläufen. Wer schon im Vorfeld weiß, wo Daten gespeichert sind und wie sie schnell zusammengestellt werden können, spart wertvolle Zeit. Die Frist ist eng – aber mit einem vorbereiteten Prozess durchaus einzuhalten.

Eine Auskunft muss vollständig sein – und genau das ist in der Praxis oft das größte Problem. Unternehmen müssen nicht nur angeben, welche Daten sie haben, sondern auch, wo diese gespeichert sind und wer Zugriff darauf hat. Liegen Informationen in verschiedenen Tools wie CRM-Systemen, Cloud-Speichern oder bei externen Dienstleistern, müssen all diese Quellen berücksichtigt werden. Besonders tückisch sind vergessene Alt-Daten – etwa verwaiste Excel-Listen oder alte Briefverkehre. Wenn ein Betroffener davon weiß, das Unternehmen diese jedoch nicht beauskunftet, entsteht sofort ein rechtliches Risiko. 

Ebenso wichtig ist die Dokumentation von Einwilligungen, etwa bei Newslettern: Unternehmen müssen nachweisen können, wann und wie ein Kunde dem Erhalt von E-Mails zugestimmt hat. Eine lückenhafte Antwort kann den Fall direkt zur Aufsichtsbehörde bringen. Deshalb ist es entscheidend, von Anfang an ein vollständiges Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen und regelmäßig zu prüfen, ob alle Datenquellen erfasst sind.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass die Anfrage auch wirklich von der berechtigten Person kommt. Denn theoretisch könnte sich jemand unter falschem Namen Zugang zu sensiblen Daten verschaffen. Unternehmen müssen daher prüfen, ob der Anfragende tatsächlich die betroffene Person ist. Eine Kopie des Personalausweises anzufordern, ist jedoch nicht immer erlaubt und muss im Einzelfall geprüft werden. Hier gilt es, einen praktikablen und zugleich rechtssicheren Weg zu finden – je nach Art der Daten und der Unternehmensstruktur. 

Wichtig ist dabei, einen klaren Prozess zu definieren: Welche Nachweise akzeptieren wir? Wie dokumentieren wir die Identitätsprüfung? Nur so lässt sich sicherstellen, dass Daten nicht versehentlich an unbefugte Dritte herausgegeben werden. Wer diese Sicherheitsstufe vernachlässigt, riskiert, Opfer von Datendiebstahl zu werden und zusätzlich gegen Datenschutzgesetze zu verstoßen. Gerade deshalb gehört die Identitätsprüfung fest zum Auskunftsprozess.

Hat das Unternehmen alle Informationen zusammengestellt, stellt sich die Frage: Wie übermittelt man die Daten sicher? Eine unverschlüsselte E-Mail ist in jedem Fall ein Risiko – und wird von Datenschutzexperten dringend abgeraten. Stattdessen sollten Unternehmen sichere Kanäle wählen, etwa verschlüsselte E-Mail-Anhänge mit Passwortschutz, spezielle Kundenportale oder den klassischen Postweg. Auch hier hat der Betroffene ein Mitspracherecht und kann verlangen, dass die Daten in Papierform oder sogar ausgedruckte E-Mails zugeschickt werden. 

Wichtig ist, dass die gewählte Methode nicht nur sicher, sondern auch nachvollziehbar dokumentiert ist. Unternehmen müssen nachweisen können, wann und wie die Daten übermittelt wurden. Fehler in diesem Schritt führen nicht nur zu Datenschutzverstößen, sondern unter Umständen auch zu einem Vertrauensverlust beim Kunden. Daher lohnt es sich, schon im Vorfeld geeignete Übermittlungswege zu definieren und im Team klar zu kommunizieren, wie mit solchen Anfragen umzugehen ist.

Die wichtigste Lehre aus der Praxis lautet: Nicht warten, bis die erste Anfrage kommt. Wer erst im Ernstfall reagiert, steht unter Druck und riskiert, die Fristen zu verpassen. Besser ist es, sich frühzeitig vorzubereiten. Dazu gehört ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, klare Zuständigkeiten im Unternehmen und ein definierter Ablaufplan für den Ernstfall. Auch ein Testlauf kann helfen: Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, ob sie in der Lage wären, einem Mitarbeiter oder Kunden vollständige Auskunft zu geben. 

Fehlen Nachweise oder sind Datenquellen unklar, lässt sich das im Vorfeld korrigieren. Zudem sollte überlegt werden, ob externe Unterstützung – etwa durch einen Datenschutzbeauftragten oder spezialisierte Berater – sinnvoll ist. Die Erfahrung zeigt: Mit klaren Prozessen, strukturierter Dokumentation und dem richtigen Bewusstsein lässt sich das Risiko erheblich reduzieren. Vorbereitung bedeutet hier nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch eine spürbare Entlastung im Alltag.

Die Auskunftspflicht ist kein Nischenthema, sondern betrifft jedes Unternehmen unmittelbar. Gerade kleine Betriebe unterschätzen oft die Tragweite und das Risiko, das von Auskunftsanfragen ausgeht. Ein unzufriedener Kunde oder ein ehemaliger Mitarbeiter kann eine Anfrage stellen, die innerhalb kürzester Zeit zur echten Belastung wird. Wer nicht vorbereitet ist, riskiert Bußgelder, Rechtsstreitigkeiten und einen massiven Vertrauensverlust.

Die gute Nachricht: Mit überschaubarem Aufwand lassen sich Prozesse schaffen, die im Ernstfall Sicherheit bieten. Ein aktuelles Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, klare Zuständigkeiten, dokumentierte Abläufe und sichere Übermittlungswege bilden die Grundlage. Damit wird die Auskunftspflicht nicht zur Bedrohung, sondern zu einem Zeichen von Professionalität und Transparenz. Kleine Unternehmen, die dieses Thema ernst nehmen, sichern sich nicht nur rechtlich ab, sondern stärken auch das Vertrauen ihrer Kunden. Jetzt zu handeln ist daher die beste Investition in die Zukunftsfähigkeit des eigenen Geschäfts.