Datenschutz & Vertrauen im Recruiting: Bewerbervertrauen gewinnen –Datenschutzpannen vermeiden im Interview

Klassische Stellenanzeigen funktionieren heute nicht mehr, da ist sich Monika Bendel sicher. Sie erklärt im Interview, dass Bewerber nicht länger auf austauschbare Floskeln reagieren wie „modernes Unternehmen mit flachen Hierarchien“. Solche Standardformulierungen sind beliebig und bieten keinen Grund, sich zu bewerben. Stattdessen suchen Bewerber nach Authentizität und konkreten Einblicken: Warum arbeiten Mitarbeiter gerne im Unternehmen? Welche Werte werden gelebt? Welche Haltung vertritt die Geschäftsführung? Ein weiterer Knackpunkt sind komplizierte Bewerbungsprozesse. 

Lange Anschreiben, vollständige Zeugnislisten und wochenlanges Warten auf Rückmeldungen sind heute nicht mehr akzeptabel. Bendel bringt es auf den Punkt: „Der Bewerbungsprozess muss so einfach wie möglich sein – entscheidend ist, ob es menschlich passt. Alles andere kann man später prüfen.“ Damit unterstreicht sie, dass gerade kleinere Unternehmen einen Vorteil haben können, wenn sie flexibel und nahbar auftreten. Statt viel Geld in unpassende Anzeigen zu stecken, empfiehlt sie kurze, klare und bewerberfreundliche Prozesse, die Vertrauen schaffen und motivieren.

Ein zentrales Thema des Gesprächs ist das Vertrauen, das Bewerber in ein Unternehmen haben müssen. Monika Bendel macht deutlich, dass schon die erste Kommunikation entscheidend sein kann. Bleibt eine Rückmeldung aus, zweifeln Bewerber sofort an der Zuverlässigkeit des Unternehmens. „Wenn ich eine Bewerbung bekomme, sollte innerhalb der ersten Stunde eine Bestätigung rausgehen“, betont sie. Das könne automatisiert erfolgen und dennoch datenschutzkonform gestaltet sein. Entscheidend sei, dass Bewerber das Gefühl haben, ernst genommen und wertgeschätzt zu werden. 

Auch der Umgang mit sensiblen Daten spielt hier eine große Rolle: Werden Unterlagen unachtsam behandelt oder zu viele Personen erhalten Einblick, ist das Vertrauen sofort verloren. Bendel schildert ein eigenes Erlebnis, bei dem eine Empfangskraft ihre Gehaltsvorstellungen kannte – für sie ein absolutes No-Go. Vertrauen entstehe durch Transparenz, Verbindlichkeit und Respekt im Umgang mit persönlichen Daten. Wer hier sorgfältig handelt, positioniert sich automatisch als attraktiver Arbeitgeber.

Gerade im Bewerbungsprozess sind Datenschutz und Vertraulichkeit unverzichtbar. Monika Bendel weist darauf hin, dass Bewerber intime Informationen preisgeben: Lebenslauf, Kontaktdaten, manchmal sogar Angaben zu Religion oder Gesundheit. Laut DSGVO zählen solche Daten zu den sensiblen Kategorien und müssen besonders geschützt werden. Im Interview macht sie deutlich, dass Unternehmen oft den Fehler machen, Bewerbungen über allgemeine E-Mail-Adressen wie info@ zu sammeln – ein klarer Bruch mit den Grundsätzen des Datenschutzes. 

Stattdessen brauche es separate, geschützte Kanäle, auf die nur autorisierte Personen Zugriff haben. Ebenso wichtig ist es, Bewerbern transparent mitzuteilen, wer ihre Daten sieht, wo sie gespeichert werden und wie lange. Bendel betont: „Datenschutz ist kein lästiges Muss, sondern ein echter Vertrauensbooster.“ Unternehmen, die hier klare Strukturen schaffen, heben sich positiv ab. Für Bewerber ist das ein starkes Signal, dass ihre Privatsphäre respektiert wird und sie sich auf ihren zukünftigen Arbeitgeber verlassen können.

Authentische Kommunikation ist einer der größten Hebel im Recruiting. Monika Bendel erklärt, dass es nicht die Geschäftsführer oder Marketingleiter sind, die Bewerber überzeugen – sondern die Mitarbeiter selbst. „Bewerber glauben authentischen Storys aus dem Team viel mehr als Hochglanzanzeigen“, sagt sie. Deshalb empfiehlt sie Unternehmen, ihre Belegschaft aktiv einzubinden: Mitarbeiter sollen erzählen, warum sie gerne im Unternehmen arbeiten, was die Kultur ausmacht und wie das tägliche Miteinander aussieht. 

Solche authentischen Einblicke wirken glaubwürdiger als jeder Imagefilm. Gleichzeitig hilft dieser Ansatz, die eigene Unternehmenskultur besser zu verstehen und zu stärken. Denn wer regelmäßig Mitarbeiter befragt, erfährt auch frühzeitig, wo es Probleme gibt und kann gegensteuern. Bendel warnt: Eine hohe Fluktuation signalisiert nach außen, dass etwas nicht stimmt, und schwächt das Vertrauen potenzieller Bewerber. Deshalb rät sie Unternehmen, regelmäßig Mitarbeiterumfragen durchzuführen und dabei auf Anonymität zu achten – nur so erhalten sie ehrliche Antworten.

Ein weiteres spannendes Thema im Interview ist der Einsatz neuer Technologien. Viele Unternehmen überlegen, künstliche Intelligenz in ihren Bewerbungsprozess einzubinden. Monika Bendel sieht das kritisch: „KI kann keine Empathie, keine Zwischentöne und keine Emotionen erkennen.“ Zudem sei der Einsatz häufig nicht DSGVO-konform, da sensible Bewerberdaten verarbeitet und unter Umständen sogar mit anderen Daten verknüpft würden. Auch externe Partner wie Recruiter oder Dienstleister müssten mit Vorsicht eingebunden werden. 

Hier sei es zwingend notwendig, Datenschutzverträge abzuschließen und offen zu kommunizieren, dass externe Personen Zugriff auf Bewerbungsdaten haben. Fatal wäre es, diese als interne Mitarbeiter auszugeben – das würde spätestens bei Arbeitsbeginn auffallen und Vertrauen massiv zerstören. Für Bendel steht fest: Digitalisierung ist wichtig, darf aber nicht auf Kosten von Transparenz und Verlässlichkeit gehen. Unternehmen sollten Tools nutzen, die Prozesse vereinfachen, dabei jedoch stets den Datenschutz und die emotionale Komponente im Blick behalten.

Am Ende des Gesprächs fasst Monika Bendel ihre wichtigste Botschaft klar zusammen: Sichtbarkeit allein reicht nicht – sie muss echt sein. Arbeitgeber, die mutig zeigen, was sie besonders macht, ziehen automatisch die passenden Menschen an. Datenschutz ist dabei kein bürokratisches Hindernis, sondern ein wirksames Instrument, um Vertrauen aufzubauen. Wer Bewerbungsprozesse transparent gestaltet, Mitarbeiterstimmen einbindet und eine klare Haltung zeigt, hebt sich deutlich von der Masse ab. 

Für Unternehmen bedeutet das, die eigene Kultur zu reflektieren, Prozesse zu vereinfachen und Datenschutz aktiv als Qualitätsmerkmal zu nutzen. Gerade im Kampf um Fachkräfte kann dies den entscheidenden Unterschied machen. Bewerber wollen heute nicht nur einen Job, sondern ein Umfeld, dem sie vertrauen können. Unternehmen, die das verstanden haben, sichern sich nicht nur neue Talente, sondern auch langfristige Mitarbeiterbindung.