Urlaub und Datenschutz: Diese Risiken solltest du nicht ignorieren

Der Schrecken jedes Reisenden: Das Handy verschwindet am Strand, das Notebook bleibt im Hotelzimmer zurück oder der USB-Stick fällt unbemerkt aus der Tasche. Gerade auf Reisen, wo die Routine fehlt, steigt das Risiko für Diebstahl und Verlust mobiler Geräte erheblich. Für Selbstständige und Unternehmer sind solche Vorfälle nicht nur ärgerlich, sondern können im schlimmsten Fall zum echten Datenschutzproblem werden. 

Denn auf unseren Geräten befinden sich meist zahlreiche sensible Informationen: Kundendaten, E-Mails, Verträge, vielleicht sogar Zugangsdaten für wichtige Unternehmensbereiche. Gelangen diese in falsche Hände, drohen nicht nur Imageschäden, sondern auch hohe Bußgelder durch Datenschutzbehörden. Deshalb gilt: Alle mobilen Geräte sollten konsequent verschlüsselt und durch starke Passwörter  geschützt werden. Moderne Betriebssysteme bieten oft die Möglichkeit, im Notfall eine Fernlöschung durchzuführen – diese Funktion solltest du vor dem Urlaub unbedingt einrichten. 

Auch eine regelmäßige Datensicherung schützt vor Datenverlust. Übrigens: Die DSGVO gilt auch im Ausland, wenn du mit Unternehmensdaten reist. Überlege dir also gut, welche Informationen du wirklich benötigst und wie du sie am besten schützt.

Urlaub ist wichtig – keine Frage. Aber was passiert im Unternehmen, wenn du als Entscheider oder Mitarbeiter abwesend bist? In vielen Betrieben ist es leider gängige Praxis, dass Passwörter oder Zugangsdaten einfach an Kollegen weitergegeben werden, damit die Arbeit „irgendwie“ weiterläuft. Das ist nicht nur fahrlässig, sondern verstößt auch klar gegen Datenschutzvorgaben. 

Zugangsdaten dürfen niemals geteilt werden! Stattdessen sollten technische Lösungen wie eigene Benutzerkonten mit klaren Zugriffsrechten und Protokollierung eingesetzt werden. Eine professionelle Vertretungsregelung sorgt dafür, dass jeder Vertreter genau weiß, welche Aufgaben er übernehmen darf – und welche nicht. Auch die Schulung der Kollegen in Sachen Datenschutz ist unerlässlich, damit keine unberechtigten Datenverarbeitungen stattfinden. 

Überlege dir im Vorfeld, wer im Ernstfall einspringt, wie du Zugriffe reglementierst und wie Missbrauch verhindert werden kann. So stellst du sicher, dass der Datenschutz auch während deiner Abwesenheit gewährleistet bleibt.

Abwesenheitsnotizen, sogenannte Autoresponder, sind praktisch: Jeder Absender erhält sofort die Information, dass du im Urlaub bist und ab wann du wieder erreichbar bist. Was viele nicht bedenken: Auch Hacker und Spammer erhalten diese Informationen – inklusive wertvoller Hinweise für gezielte Angriffe. 

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen wurde Opfer eines CEO-Fraud-Angriffs, weil die Angreifer durch die Abwesenheitsnotiz erfahren haben, dass der Geschäftsführer nicht im Haus ist. Mit gefälschter Absenderadresse und Signatur wurde so erfolgreich versucht, eine hohe Geldsumme auf ein ausländisches Konto zu transferieren. Besonders tückisch: Auch Spam- und Phishing-E-Mails erhalten oft eine automatische Antwort, selbst wenn sie eigentlich schon als Spam aussortiert wurden. 

So erfahren Angreifer nicht nur von deiner Abwesenheit, sondern oft auch Details wie Rückkehrdatum oder alternative Ansprechpartner. Die Empfehlung: Formuliere Abwesenheitsnotizen neutral, gib keine Details zu Vertretern oder Aufenthaltsort preis und prüfe, ob Autoresponder wirklich an jeden Absender versendet werden müssen. Im Zweifel sollte die Nachricht auf interne Kontakte beschränkt werden.

Mit ein paar einfachen Maßnahmen kannst du deine Daten auch im Urlaub wirkungsvoll schützen. Nutze möglichst immer einen VPN-Dienst, wenn du auf Unternehmensdaten zugreifen musst oder E-Mails abrufst – so wird die Verbindung verschlüsselt und ist für Dritte kaum abhörbar. 

Verzichte auf offene WLANs, wenn es nicht unbedingt nötig ist, oder nutze einen eigenen Hotspot deines Smartphones mit ausreichend Datenvolumen. Aktiviere die Gerätesperre mit starkem Passwort, PIN oder biometrischem Schutz. Verschlüssele Festplatten und richte, wenn möglich, eine Fernlöschfunktion ein. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) erhöht die Sicherheit deiner Konten zusätzlich – auch wenn es manchmal unbequem ist. 

Überlege dir zudem, wo und wie du im Urlaub arbeitest: Vermeide es, in der Öffentlichkeit über sensible Projekte oder Kundendaten zu sprechen oder an Orten zu arbeiten, an denen andere Einblick auf deinen Bildschirm haben könnten. Bildschirmfilter und sicheres Verhalten helfen, neugierige Blicke zu verhindern.

Wer außerhalb der EU unterwegs ist, sollte sich vorab unbedingt mit den landesspezifischen Besonderheiten in Sachen Datenschutz beschäftigen. In Ländern wie den USA dürfen Behörden mobile Geräte durchsuchen – teilweise sogar ohne richterlichen Beschluss. Du bist verpflichtet, dein Gerät zu entsperren und den Zugriff zu erlauben. In anderen Ländern wie China ist das Internet stark eingeschränkt, viele westliche Dienste und VPN-Anbieter funktionieren dort nicht oder nur eingeschränkt. 

Das betrifft nicht nur Einheimische, sondern auch Touristen und Geschäftsreisende. Deshalb: Informiere dich vor der Reise, welche technischen Voraussetzungen und gesetzlichen Regelungen im Zielland gelten. Prüfe, ob dein VPN-Dienst im Reiseland funktioniert, und entscheide, welche Daten du wirklich mitnehmen musst. Manchmal kann es sinnvoll sein, mit minimalem Datenbestand zu reisen und bei Bedarf über gesicherte Cloud-Lösungen auf weitere Informationen zuzugreifen.

Urlaub bedeutet Erholung – aber auch Verantwortung für die Sicherheit deiner Daten. Gerade als Selbstständiger oder Unternehmer solltest du auch unterwegs auf den Schutz sensibler Informationen achten. Die DSGVO kennt keine Ferien und gilt auch im Ausland. Mit einer guten Vorbereitung, sicheren Geräten und klaren Vertretungsregelungen schützt du nicht nur dich selbst, sondern auch dein Unternehmen. Genieße deinen Urlaub – aber denke an den Datenschutz. Denn nur so bleibt der Urlaub unbeschwert und du kehrst mit einem guten Gefühl zurück.