IT-Sicherheit trifft Qualitätsmanagement: So klappt’s im Alltag kleiner Firmen! Interview mit Irina Sudermann

Kleine Unternehmen oder Solo-Selbstständige stehen oft unter hoher Arbeitslast, da eine oder wenige Personen viele Rollen abdecken müssen: Geschäftsführung, Vertrieb, Produktion, Buchhaltung und oft noch die IT-Verantwortung. In dieser Situation erscheinen zusätzliche Anforderungen wie „zertifiziertes Qualitätsmanagement“ oder ein umfassendes Risikomanagement für IT-Sicherheit schnell als zusätzliche Hürden. Viele Betriebe verzichten dann so lange wie möglich auf formalisierte Prozesse – „man macht es eben nebenbei“.

Dieser Ansatz birgt jedoch Gefahren: Sobald ein wichtiger Kunde die ISO 9001-Zertifizierung oder ein belastbares Datenschutzkonzept anfordert, geraten Sie als Geschäftsführer schnell unter Zugzwang. Ähnliches gilt, wenn ein Hackerangriff oder eine Datenpanne droht: Plötzlich entstehen Schäden, die nicht nur finanzieller Natur sind, sondern auch das Vertrauen von Kundinnen, Kunden und Mitarbeitenden beeinträchtigen können.

Die gute Nachricht: Mit den passenden Methoden und verständlichen Erklärungen lässt sich auch in kleinen Organisationen ein praxistaugliches und gleichzeitig schlankes Managementsystem aufbauen. Entscheidend ist, sich die richtigen Partner an die Seite zu holen – also Beraterinnen und Berater, die Ihre spezifischen Herausforderungen kennen und einen klaren, unbürokratischen Weg aufzeigen. Denn gerade in Kleinstbetrieben oder KMU muss jedes Tool, jeder Prozess und jede Schulung direkt Mehrwert stiften, ohne dass es zum bürokratischen Overkill kommt.

Ein wesentlicher Bestandteil der ISO 9001 ist das Risikomanagement. Dabei geht es darum, alle relevanten Abläufe im Unternehmen zu betrachten und potenzielle Schwachstellen frühzeitig aufzudecken. Dieser Prozess ist nicht nur ein formales Muss, um eine Zertifizierung zu erreichen, sondern vor allem ein enormer Gewinn für Ihre Unternehmenssicherheit. Wer zum Beispiel seine Daten digital sichert, sollte überprüfen, ob regelmäßige Backups eingerichtet sind, wer Zugriff auf die Systeme hat und wie diese Zugriffe protokolliert werden.

Gerade im digitalen Zeitalter kann eine Produktionsstrecke oder ein kompletter Betriebsablauf lahmgelegt werden, wenn Trojaner oder Phishing-Attacken nicht rechtzeitig abgewehrt werden. Schützen Sie deshalb nicht nur personenbezogene Daten, sondern alle Unternehmensinformationen, die ein reibungsloser Betriebsablauf erfordert. Vergessen Sie dabei nicht, dass auch Lieferketten von Ausfällen betroffen sein können: Wenn Sie Zulieferer für die Automobilindustrie sind und sensible Informationen abfließen oder Ihre IT tagelang stillsteht, wirkt sich das sofort auf Ihre Geschäftspartner aus.

Ein strukturiertes Risikomanagement, das eng mit einem zertifizierten Qualitätsmanagement verknüpft ist, hilft Ihnen, diese Szenarien durchzuspielen und konkrete Schutzmaßnahmen zu treffen. So wirken Sie proaktiv statt reaktiv und können sicherstellen, dass Ihr Unternehmen auch in herausfordernden Situationen handlungsfähig bleibt.

Technische Lösungen wie Firewalls, regelmäßige Software-Updates und professionelle Backuplösungen sind wesentliche Bausteine der IT-Sicherheit in kleinen Unternehmen. Doch der wichtigste Faktor im Unternehmen ist und bleibt der Mensch. Ein gut strukturierter Prozess nützt wenig, wenn Mitarbeitende nicht wissen, wie sie sich in riskanten Situationen verhalten sollen – etwa bei verdächtigen E-Mails oder unbekannten USB-Sticks.

Deshalb ist es gerade in KMU entscheidend, Ihre Beschäftigten mitzunehmen und aufzuklären. Führen Sie regelmäßige Schulungen oder kurze Info-Sessions durch, in denen Sie aktuelle Risiken beleuchten und praxisnahe Tipps geben. Stellen Sie sicher, dass der Umgang mit Passwörtern, mobilen Endgeräten und sensiblen Daten klar geregelt ist. Eine gelebte Unternehmenskultur, die IT-Sicherheit und Datenschutz aktiv fördert, trägt maßgeblich zum Erfolg eines Qualitätsmanagement ISO 9001 bei.

Werden Mitarbeitende in Entscheidungsschritte eingebunden, verstehen sie besser, warum bestimmte Vorgaben existieren. Das führt zu mehr Akzeptanz und einer höheren Bereitschaft, die Richtlinien im Alltag zu beachten. Zudem fühlt sich Ihr Team wertgeschätzt und ernst genommen, wenn Sie offen kommunizieren, wie wesentlich ihre Beiträge für den Schutz und die Weiterentwicklung des Unternehmens sind. Damit legen Sie nicht nur den Grundstein für ein vertrauenswürdiges Arbeitsklima, sondern auch für ein nachhaltiges Wachstum.

Der Begriff „ISO 9001“ kann einschüchtern. Viele vermuten hinter einer Zertifizierung eine Flut an Papier, externe Gutachter und strenge Auflagen, die nur Großunternehmen meistern können. Tatsächlich aber ist die ISO 9001 für jedes Unternehmen zugänglich, egal ob Sie zwei oder 19 Mitarbeitende beschäftigen. Entscheidend ist der richtige Ansatz: Mit leicht verständlichen Erklärungen, einer klaren Struktur und praxistauglichen Hilfsmitteln lässt sich ein zertifiziertes Qualitätsmanagement schrittweise aufbauen.

Wie bei der Informationssicherheit gilt auch hier: Statt starrer Prozesse stehen Ihre individuellen Abläufe im Mittelpunkt. Überlegen Sie sich, welche Ziele Sie mit der Zertifizierung erreichen möchten: Vielleicht wollen Sie für Großkunden attraktiver sein, den Markteintritt in andere Länder vorbereiten oder schlicht intern mehr Transparenz in den Prozessen schaffen. Wenn Sie diesen Zweck klar vor Augen haben, wird die Umsetzung deutlich greifbarer.

Professionelle Beraterinnen und Berater, die auf kleine Firmen spezialisiert sind, begleiten Sie bei jedem Schritt. Sie erklären, welche Dokumente notwendig sind, wie Audits ablaufen und welche Nachweise wirklich relevant sind. Statt ein kompliziertes Konstrukt zu errichten, geht es darum, Ihr Unternehmen nachhaltig zu stärken. Am Ende stehen nicht nur ein offizielles Zertifikat und mehr Sicherheit, sondern auch zufriedene Kunden und ein motiviertes Team, das die gemeinsamen Erfolge schätzt.

Sowohl im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit als auch bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems für KMU gilt: Es kommt darauf an, Ihre individuellen Anforderungen zu erkennen und greifbar zu machen. Nur dann entstehen Strukturen, die nicht nur auf dem Papier bestehen, sondern im Alltag funktionieren. Im Interview betonen Corinna und Irina, wie wichtig eine leichte und verständliche Vermittlung ist – denn niemandem ist geholfen, wenn Abläufe zu kompliziert erklärt werden.

Setzen Sie auf Beraterinnen und Berater, die das Zusammenspiel von IT-Sicherheit und Qualitätsmanagement ISO 9001 begreifbar machen und konsequent daran arbeiten, Ihr Unternehmen zu entlasten. Eine offene, wertschätzende Kommunikation im Team sichert den Erfolg. Schulen Sie Ihre Beschäftigten in kurzen Einheiten, die wichtige Themen wie Risikomanagement, Passwortrichtlinien oder Eskalationswege im Falle eines Hackerangriffs beleuchten.

Im Ergebnis profitieren Sie von einem vertrauensvollen Verhältnis zu Ihren Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und Kunden. Wer weiß, dass Daten und Prozesse professionell geschützt sind, erkennt Sie als zuverlässigen Partner, der nicht nur gesetzliche Anforderungen oder Kundenvorgaben erfüllt, sondern auch proaktiv handelt. So stärken Sie Ihre Position am Markt und sorgen zugleich für langfristige Stabilität und Wachstum – mit einem System, das einfach zu verstehen und alltagstauglich ist.