Worauf du achten musst, bevor du Microsoft, Google und Co. einsetzt

Die aktuelle Rechtslage im Hinblick auf den Einsatz von US-amerikanischen Tools in der EU ist komplex und dynamisch. Nachdem das Privacy Shield im Jahr 2020 gekippt wurde, ist das neue USA Data Privacy Framework seit Juli 2023 in Kraft getreten. Dieses Abkommen soll die Datenübertragung zwischen der EU und den USA regeln und sicherstellen, dass US-amerikanische Unternehmen die Datenschutzanforderungen der DSGVO einhalten. Allerdings bleibt die Rechtslage unsicher, da kritische Stimmen, wie der Datenschutzaktivist Max Schrems, bereits wieder rechtliche Schritte gegen das neue Abkommen erwägen.

Gleichzeitig haben EU-Datenschutzbehörden den Einsatz von Tools wie Microsoft 365 und Google Workspace weiterhin unter strenger Beobachtung. Sie betonen, dass auch bei der Nutzung von Servern in der EU der Zugriff durch US-Behörden nicht vollständig ausgeschlossen werden kann. Unternehmen müssen daher genau prüfen, wie und wo sie personenbezogene Daten speichern und verarbeiten, und ob zusätzliche Schutzmaßnahmen erforderlich sind, um den Datenschutzanforderungen gerecht zu werden.

Die Nutzung von US-Tools birgt erhebliche Datenschutzrisiken, da eben US-Behörden wie die NSA und CIA jederzeit Zugriff auf Daten, die in den USA gespeichert oder verarbeitet werden, auch ohne richterliche Anordnung oder persönliche Einwilligung. Dies bedeutet, dass selbst bei Zertifizierungen wie dem USA Data Privacy Framework, personenbezogene Daten nicht vollständig vor staatlichem Zugriff geschützt sind. Das gilt übrigens immer noch, auch wenn die Server von Microsoft in der EU stehen. Microsoft ist ein US-Unternehmen und unterliegt deren Gesetze.

Zudem fehlt oft die Transparenz darüber, welche Daten von Unternehmen wie Microsoft oder Google tatsächlich erhoben und wie diese verwendet werden. Besonders problematisch ist dies bei sensiblen Daten gemäß Artikel 9 der DSGVO, wie Gesundheitsdaten oder religiösen Überzeugungen, die im Personalwesen häufig vorkommen. Auch Hackerangriffe und Datenschutzverletzungen stellen eine Bedrohung dar, insbesondere wenn Daten unverschlüsselt in der Cloud gespeichert werden. 

Diese Risiken können nicht nur zu rechtlichen Problemen mit Aufsichtsbehörden führen, sondern auch das Vertrauen der Kunden und Mitarbeiter beeinträchtigen. Unternehmen müssen daher sorgfältig abwägen, ob der Einsatz solcher Tools gerechtfertigt ist und welche Maßnahmen zur Risikominimierung erforderlich sind.

Angesichts der Datenschutzrisiken bei der Nutzung von US-Tools, bieten alternative Tools aus der EU eine sicherere und oft ebenso leistungsfähige Option. EU-basierte Anbieter unterliegen den strengen Bestimmungen der DSGVO, was einen höheren Schutz personenbezogener Daten gewährleistet. Beispiele für solche Tools sind Nextcloud für Cloud-Speicher, Matomo für Web-Analysen und CryptPad für kollaborative Online-Dokumente. 

Man muss allerdings anmerken, wenn ein Unternehmen Werbekampagnen aufgrund von gezieltem Tracking durchführen will, kommt es kaum um die Google Dienste herum. In diesem Fällen sollten immer eine Dokumentation der Abwägungen in Form einer Art Datenschutzfolgeabschätzung durchgeführt werden. 

EU-Anbieter bieten in der Regel auch die Möglichkeit, Auftragsverarbeitungsverträge abzuschließen, die den datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten zusätzlich absichern. Ein weiterer Vorteil ist, dass EU-Anbieter oft transparenter mit der Datennutzung umgehen und bessere Unterstützung für datenschutzrechtliche Fragen bieten. Die Nutzung solcher Tools hilft Unternehmen, rechtliche Risiken zu minimieren und das Vertrauen ihrer Kunden und Mitarbeiter zu stärken. 

Zudem unterstützen viele EU-Anbieter Datenschutzfunktionen wie Datenverschlüsselung und Zugriffsmanagement, die den Schutz sensibler Informationen weiter erhöhen. Durch die Wahl von EU-Alternativen können Unternehmen nicht nur ihre Datenschutzkonformität verbessern, sondern auch einen Beitrag zum Schutz der Privatsphäre leisten.

Beim Einsatz von US-Tools sollten Unternehmen einige praktische Tipps beachten, um datenschutzrechtliche Risiken zu minimieren. 

• Erstens ist es wichtig, vor der Nutzung eine gründliche Datenschutzfolgenabschätzung durchzuführen, um potenzielle Risiken zu identifizieren und zu dokumentieren. 
• Zweitens sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie stets die aktuellsten Standardvertragsklauseln mit den US-Anbietern vereinbaren, um eine rechtliche Grundlage für den Datentransfer zu schaffen. 
• Drittens ist es ratsam, nur die unbedingt notwendigen Daten zu übermitteln und sensible Daten, wenn möglich, lokal zu speichern und zu verschlüsseln. Zudem sollte der Zugriff auf diese Tools auf die Mitarbeiter beschränkt werden, die diese für ihre Arbeit benötigen, um das Risiko unbefugten Zugriffs zu verringern. 
• Viertens ist es entscheidend, regelmäßig die Datenschutzrichtlinien und -praktiken der US-Anbieter zu überprüfen und sicherzustellen, dass diese den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. 

Schließlich sollte eine laufende Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit diesen Tools erfolgen, um das Bewusstsein für Datenschutzrisiken und -pflichten zu schärfen. Durch diese Maßnahmen können Unternehmen die Nutzung von US-Tools datenschutzkonform gestalten und rechtliche Konsequenzen vermeiden.

Der Umgang mit besonderen Kategorien von Daten, wie Gesundheitsdaten, ethnische Herkunft oder religiöse Überzeugungen, stellt Unternehmen vor spezielle Herausforderungen, insbesondere bei der Nutzung von US-Tools. Diese Daten sind laut Artikel 9 der DSGVO besonders schützenswert und erfordern daher ein höheres Maß an Datenschutz. 

Bei der Speicherung in Cloudlösungen müssen solche Daten zwingend verschlüsselt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Daher sollten Unternehmen erwägen, diese sensiblen Daten lokal zu speichern und nur in Ausnahmefällen und unter strengen Sicherheitsvorkehrungen in die Cloud zu übertragen. 

Zusätzlich ist es ratsam, Auftragsverarbeitungsverträge mit den Anbietern abzuschließen, die spezielle Datenschutzregelungen für diese sensiblen Daten enthalten. Durch die Implementierung solcher Maßnahmen können Unternehmen die Risiken minimieren und sicherstellen, dass sie die strengen Anforderungen der DSGVO erfüllen.

Die sorgfältige Dokumentation und Durchführung einer Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) sind entscheidend für den datenschutzkonformen Einsatz von US-Tools. Eine DSFA ist erforderlich, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen mit sich bringt. Unternehmen sollten dabei alle Datenflüsse und Verarbeitungsprozesse detailliert dokumentieren, einschließlich der Bewertung der Risiken und der Maßnahmen zur Risikominderung. 

Die Dokumentation sollte klar darlegen, warum bestimmte Tools gewählt wurden, welche Alternativen geprüft und welche Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden. Dies hilft nicht nur bei der internen Kontrolle, sondern zeigt auch der Datenschutzaufsichtsbehörde im Fall einer Prüfung, dass das Unternehmen die Datenschutzanforderungen ernst nimmt und proaktiv Maßnahmen ergriffen hat. Eine gründliche DSFA stärkt somit die Rechtssicherheit und trägt dazu bei, Bußgelder und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Im Fazit lässt sich festhalten, dass der bewusste und datenschutzkonforme Umgang mit US-Tools im geschäftlichen Alltag essenziell ist. Trotz neuer Abkommen wie dem USA Data Privacy Framework bleiben Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes bestehen. Unternehmen sollten daher stets eine sorgfältige Risikoabwägung vornehmen, Alternativen aus der EU in Betracht ziehen und notwendige Sicherheitsmaßnahmen ergreifen. 

Ein strukturiertes Vorgehen mit umfassender Dokumentation und Datenschutzfolgenabschätzung bietet hierbei zusätzliche Rechtssicherheit. Handeln Sie jetzt: Überprüfen Sie Ihre eingesetzten Tools, führen Sie notwendige Anpassungen durch und holen Sie sich bei Bedarf professionelle Unterstützung. Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch mit einem unserer Berater und sichern Sie sich den DSGVO Erste Hilfe Koffer, um Ihre Datenschutzmaßnahmen zu optimieren.